روش كامل ريست و بازگشت به تنظيمات پيش فرض اكسل (Excel) ، كليدهاي ميانبر در اكسل ، تابع در اكسل

 اکسل چیست ؟

نرم افزار مایکروسافت اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است. این نرم افزار از انواع نرم افزارهای صفحه گسترده است که جداول بزرگی در ستون و ردیف را در خود جای می دهد.

بخاطر قدرت و انعطاف پذیری فوق العاده این نرم افزار، اکسل نزدیک به چهار دهه است که به یکی از پر استفاده ترین نرم افزارها در دنیای تجارت تبدیل شده است. در واقع انقلابی که در دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی در زمینه محاسبات فردی اتفاق افتاد (اینکه هر شخصی بتواند کارهای خودش را انجام دهد)، بخاطر استفاده های زیادی بود که از نرم افزارهای صفحه گسترده بویژه نرم افزار اکسل میشد.

صفحه گسترده چیست؟

صفحه گسترده یک روش برای ساماندهی داده ها در سطر و ستون هست که بوسیله آن می توان راحت تر داده ها را بررسی و اصلاح کرد. در واقع صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعداد زیادی سلول با توانایی های یکسان برای ایجاد ساختاری اطلاعاتی و محاسباتی است. اکسل هم یک نرم افزار صفحه گسترده هست.

 صفحه اکسل از تقاطع سطرها (که به صورت افقی و با برچسب ۱، ۲ و ۳٫٫٫ مشخص می شود) و ستون ها (که به صورت عمودی و با برچسب A، B و C… مشخص می شود) تشکیل شده است. در تقاطع هر سطر و ستون، یک سلول وجود داره که کاربر اطلاعات (متن یا عدد) رو در این سل ها وارد می کند. آدرس هر سل ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف مربوطه هست. مثلا سلول مشخص شده در شکل ۱، با نام A1 شناخته می شود چرا که حاصل تقاطع ستون A و ردیف ۱ است. این شیوه مرسوم و رایج در اکسل برای آدرس دهی سلول است. روش دیگه R1C1 است که بجای حرف ستون، از شماره ستون استفاده می شه.

نرم افزار اکسل از نسخه ۲۰۰۷ تغییرات زیادی داشته که یکی از این تغییرات عمده، افزایش تعداد سطرها و ستون ها بوده است. تقاطع این تعداد سطر و ستون، میلیون ها سلول ایجاد می کند که میتوانند از طریق فرمول ها با هم مرتبط باشند و مسائل مختلفی با منطق ریاضی رو در سطوح مختلف ساده و پیشرفته حل کنند. شما می تونید اطلاعاتی رو از خارج از اکسل به صفحه اکسل وارد کنید و روی اون داده ها کار کنید و گزارش های متنوعی در بیارید. این اطلاعات می تونه از یک صفحه وب، از فایل متنی، اکسس و …. باشه.

برای ریست استایل اکسل ابتدا فایل اکسلی که می خواهید استایل های آن را (مانند فونت ها، رنگ ها، خطوط و غیره) را به استایل پیش فرض برگردانید را باز کنید. بعد دکمه های Ctrl-A را فشار دهید تا کل صفحه برای شما انتخاب شود بعد از Ctrl+C برای کپی اطلاعات استفاده کنید.

روی منوی File و بعد New یا Blank Workbook را انتخاب کنید.

روی سلول A1 کلیک راست کنید تا منوی کرکره ای نمایش داده شود.  حالا از بخش Paste Options گزینه پیستی که برچسب Fx دارد را انتخاب کنید. این گزینه فرمول ها، متن ها و اعداد برگه را حفظ می کند در حالی که تمام فرمت بندی ها را حذف می کند. توجه داشته باشید که سلول های ادغام شده و چینش متن نیز از بین می رود.

روی هر کدام از سلول هایی که شامل تابع است کلیک کنید و فیلد Fx بالای برگه را نگاه کنید تا تایید کنید که توابع شما دست نخورده باقی مانده اند.

روی منوی File کلیک کنید و Save را برای ذخیره برگه به عنوان یک فایل جدید انتخاب کنید.

در اینجا شما موفق به ریست کردن برنام اکسل شوید

کلیدهای میانبر در اکسل

CTRL+PGDOWN: این کلید میانبر اکسل شیت بعدی اکسل رو فعال میکنه.

CTRL+PGDOWN: این کلید میانبر شیت قبلی اکسل رو فعال میکنه.

CTRL+کلیدهای چهار جهت اصلی: ترکیب کلید کنترل با هر یک از چهار جهت اصلی باعث میشه به آخرین بخش اطلاعات در جهتی که از کلیدش استفاده کردید برید. به عنوان مثال اگر شما 10 سطر اطلاعات داشته باشید و یکی از سلول‌های سطر اول فعال باشه با استفاده از ترکیب کلید کنترل و جهت پایین به سطر دهم خواهید رفت. این کلیدها زمانی که حجم اطلاعات شما خیلی زیاده و برای رسیدن به اول یا آخر اطلاعات باید کلی اسکرول کنید خیلی مفیده. CTRL+HOME: این کلید میانبر باعث میشه تا اولین سلول شیت یعنی سلول A1 فعال بشه.

CTRL+1: این کلید میانبر اکسل پنجره مخصوص فرمت کردن سلول رو نمایش میده.

CTRL+SHIFT+L: این کلید میانبر ابزار فیلتر رو برای اطلاعات شیت اکسل فعال میکنه.

F4: یکی از مفیدترین کلیدهای میانبر اکسل هست. زمانی که شما دارید در اکسل فرمول نویسی میکنید با کلید F4 میتونید حالت‌های مختلف نسبی یا مطلق بودن داده‌ها رو فعال کنید. مثلاً اگر مکان نمای شما روی کلمه A1 باشه و از F4 استفاده کنید اکسل A1 رو به صورت فرمول مطلق یعنی $A$1 تبدیل میکنه.

CTRL+’: این کلید میانبر فرمول سلول بالایی رو در سلولی که انتخاب کردیم کپی میکنه.

CTRL+T: این کلید میانبر محدوده‌ای رو که در اکسل انتخاب کردیم به جدول یا همون TABLE تبدیل میکنه.

CTRL+S: همونطوری‌که اکثر شما حتماً میدونید این یکی برای ذخیره کردن فایل استفاده میشه.

CTRL+N: این کلید میانبر یک ورکبوک جدید باز میکنه.

CTRL+O: این کلید میانبر پنجره‌ای رو برای بازکردن فایل اکسل باز میکنه.

CTRL+W: این کلید میانبر اکسل ورکبوک فعلی رو که در حال کار با اون هستیم میبنده.

CTRL+F: با استفاده از این کلید میانبر پنجره جستجو در اکسل باز میشه.

F9: این کلید باعث میشه که محاسبات شیت، PIVOT TABLE یا DATA TABLE ما مجدداً انجام بشه. زمانی که ما نحوه محاسبات خودمون رو دستی قرار میدیم این کلید کاربرد زیادی داره.

ALT+F11: این کلید میانبر اکسل پنجره ویرایشگر Visual Basic رو که برای ماکرونویسی مورده استفاده قرار میگیره باز میکنه.

CTRL+SPACE: با استفاده از این کلید میانبر میتونیم کل ستونی رو که در حال ویرایش یکی از سلول‌های اون هستیم انتخاب کنیم.

SHIFT+SPACE: با استفاده از این کلید میانبر میتونیم کل سطری رو که در حال ویرایش یکی از سلول‌های اون هستیم انتخاب کنیم.

تابع

تابع در اکسل: توابع اکسل سبب راحتی کار کاربر می‌شوند.

• تابع SUM:برای جمع کردن مقادیر است و عملکرد آن مشابه عملگر جمع است ، اگر لازم باشد که تعداد زیادی عدد را با هم جمع بزنید، استفاده از عملگر جمع مشکل است ، زیرا باید تک تک سلول‌ها را ارجاع دهید ، ولی در تابع SUM می‌توانید محدوده تعریف کنید و این مسئله کارکرد را بسیار ساده می‌کند، به عنوان مثال (SUM(A1:A1000= هزار سلولی را که در فاصله A1 تا A1000 قرار دارند ، جمع میزند.
• تابع AVERAGE : تابع AVERAGE میانگین یک یا چند سلول یا محدوده را محاسبه می‌کند، شیوه استفاده از آن مشابه توابع SUM, Max, Min است.
• سایر توابع: MMUL , SUMIF, COUNT, COUNTIF, TRANSPOSE.

تابع ()MIN= اگر نیاز دارید که کمترین مقدار را از میان چندین سلول پیدا کنید، تابع MIN می‌تواند در این کار موثر باشد. برای مثال، با درج عبارت (MIN(B3:B39= می‌توانید کوچکترین مقدار در سلول‌های انتخاب شده را پیدا کنید.

تابع ()MAX= عملکرد این تابع برعکس تابع MIN است. با استفاده از این تابع و درست با همان روش تابع MIN، می‌توانید بزرگترین مقدار موجود در چند سلول را بدست آورید.

تابع ()TRIM= اگر متنی را از برنامه‌های دیگر کپی کرده و در یکی از سلول‌های اکسل paste کنید، فضای خالی و سفید زیادی در آن سلول ایجاد می‌شود و باعث به هم ریختگی کل صفحه می‌شود. تابع TRIM کمک می‌کند این مشکل را حل کنید. این تابع را می‌توان در هر سلول به صورت جداگانه استفاده کرد. برای مثال، برای مرتب کردن سلول B1 کافی است در سلول C1 تایپ کنید: (TRIM(B1= همچنین، برای حذف شکستگی خطوط در هر سلول می‌توانید به جای TRIM، از CLEAN استفاده کنید.

تابع ()COUNT= اگر نیاز دارید بدانید که کدام سلول‌ها از میان مجموعه سلول‌های انتخاب شده، حاوی مقدار عددی هستند، نیازی نیست آن‌ها را تک تک بشمارید. فقط کافی است از تابع شمارش یا COUNT استفاده کنید. فرض کنید در سلول‌های A1 تا A20، سلول‌ها دارای مقادیر عددی و حروف هستند و شما می خواهید تعداد دقیق سلول‌های دارای عدد را بدانید. برای این کار، در سلول A21 تابع (COUNT(A1:20= را تایپ کنید و پاسخ خود را بلافاصله دریافت کنید. تابع ()COUNTA= حال، اگر نیاز دارید تعداد سلول‌هایی که دارای مقدار عددی، حروف و نمادها (هر سلولی غیر از سلول‌های خالی) هستند را مشخص کنید، مانند تابع قبل، از تابع ()COUNTA= استفاده کنید.

تابع ()LEN= اگر می خواهید تعداد کاراکترهای موجود در یک سلول را بدست آورید، از تابع LEN استفاده کنید. برای مثال، برای تعیین تعداد کاراکترهای موجود در سلول A1 کافی است در هر سلول تایپ کنید (LEN(A1= و در همان لحظه پاسخ خود را دریافت کنید.

تابع ()CONCATENATE= با استفاده از این تابع می‌توانید مقادیر دو سلول را در سلول سوم کنار هم قرار دهید. برای مثال، اگر در سلول A1 عبارت HELLO و در سلول A2 عبارت WORLD را داشته باشیم، کافی است در سلول A3 تایپ کنیم (CONCATENATE(A1,A2=. حال عبارت HELLO WORLD را در سلول A3 داریم.

تابع ()DAYS= ممکن است نیاز داشته باشید تا تعداد روزها بین دو تاریخ را محاسبه کنید. برای مثال، برای محاسبه تعداد روزها بین 5 سپتامبر 2015 در سلول A4 تا 27 دسامبر 2015 در سلول A5، کافی است در سلول دیگری تایپ کنید: (DAYS(A5, A4=

تابع ()NETWORKDAYS= دانستن تعداد روزها آن هم به این سادگی، فوق العاده است. ولی اگر بخواهید تعداد روزهای کاری را محاسبه کنید چطور؟ تابع NETWORKDAYS این کار را آسان می‌کند. این تابع را با همان روش تابع قبلی استفاده کنید.

تابع ()SQRT= برای تعیین ریشه دوم عدد 1764 چه راهی به ذهن شما می رسد؟ ما تابع SQRT را پیشنهاد می کنیم. به این منظور، عبارت (SQRT(1764= را در سلولی تایپ کنید و ENTER را بزنید. حالا پاسخ آماده است.

تابع ()NOW= آیا تمایل دارید هر بار که یک sheet را باز می کنید، زمان و تاریخ در آن لحظه را مشاهده کنید؟ تابع NOW را در سلول موردنظر تایپ کنید. این تابع هیچ ورودی دیگری نیاز ندارد و دقت کنید که چیزی بین دو پرانتز نوشته نشده باشد.

تابع ()ROUND= همانطور که از نام این تابع مشخص است، با استفاده از آن می‌توانید اعداد را گرد کنید. برای کار با این تابع، به دو پارامتر نیاز دارید: عدد یا سلول، و عددی که می خواهید مقادیر براساس آن گرد شوند. فرض کنید عدد 231.852645 را در سلول A1 دارید، حال تابع (ROUND(A1,0= عدد 232 را می دهد؛ تابع (ROUND(A1,1= عدد 232.9 را می دهد و تابع (ROUND(A1,-1= عدد 230 را برمی گرداند.

توابع ()ROUNDUP= و ()ROUNDDOWN= اگر می خواهید اعداد را با دقت بیشتری گرد کنید همچنان می‌توانید از توابع اکسل استفاده کنید. روش کار با توابع ROUNDDOWN و ROUNDUP نیز دقیقأ مانند ROUND است. برای مثال، با فرض سناریوی تابع قبلی، در صورت استفاده از قالب (ROUNDDOWN(A1,1= ، پاسخ 232.9 را دریافت می کنید.

تابع ()VLOOKUP= این تابع معروفترین و پرکاربردترین فرمول نرم‌افزار اکسل در فعالیت‌های مالی و حسابداری و مهدنسی صنایع است. با کمک فرمول Vlookup می‌توان بین دو جدول داده ای، دو شیت یا دو فایل اکسل ارتباط برقرار کرده و داده‌های آن‌ها را با هم الحاق کرد.

ALT+=: این کلید میانبر برای استفاده از قابلیت AUTOSUM اکسل استفاده میشه. اگر تعدادی سلول رو انتخاب کنبم و از این کلید میانبر استفاده کنیم اکسل به صورت خودکار جمع مقادیر اونها در انتهای سلول‌ها اضافه میکنه.

CTRL+B: این کلید میانبر اکسل برای ضخیم کردن یا همون BOLD کردن نوشته‌های سلول استفاده میشه.

CTRL+F1: با استفاده از این کلید ترکیبی میتونیم ریبون یا همون نوار ابزار قسمت بالای اکسل رو مخفی یا ظاهر کنیم. با مخفی کردن ریبون تعداد سطرهایی که میتونیم یکجا ببینیم افزایش پیدا میکنه و میتونیم بهتر روی کار با فایلمون تمرکز کنیم.

CTRL+END: با استفاده از این کلید ترکیبی میتونیم آخرین سلول حاوی اطلاعات رو انتخاب کنیم.

ALT+ENTER: با استفاده از این کلید میتونیم زمانی که میخوایم داخل یک سلول چند خط مطلب بنویسیم بریم به خط بعد.

CTRL+D: این کلید ترکیبی فرمول اولین سلول محدوده انتخاب شده رو در تمام سلول‌های پایینتر کپی میکنه.

CTRL+ALT+V: این کلید پنجره Paste Special رو باز میکنه که برای Paste کردن محتویات اطلاعات حافظه موقت با فرم‌های خاص استفاده میشه. مثلاً زمانی که میخوایم به جای فرمول، مقدار سلول Paste بشه.

CTRL+SHIFT+END: این کلید ترکیبی از سلول فعلی تا آخرین سلول شیت رو انتخاب میکنه.

CTRL+SHIFT+کلیدهای جهت دار: با استفاده از این کلید میانبر میتونیم از سلول فعلی تا آخرین محدوده شیت که اطلاعات داره رو انتخاب کنیم. فرض کنید سلولی که فعاله A5 باشه و ما تا ستون Z اطلاعات داشته باشیم. حالا اگر از CTRL و SHIFT و جهت چپ به صورت هم‌زمان استفاده کنیم سلول‌های A5 تا Z5 انتخاب میشه.

CTRL+SHIFT+%: این کلید ترکیبی فرمت سلول‌های انتخابی رو به فرمت درصد تغییر میده.

CTRL+0: با استفاده از این کلید میانبر اکسل، ستون یا ستون‌های انتخاب شده مخفی و ظاهر میشن.

CTRL+9: با استفاده از این کلید میانبر، سطر یا سطرهای انتخاب شده مخفی و ظاهر میشن.

CTRL+Z: با استفاده از این کلید میانبر می‌توانید،Undo( بازگشت و برگرداندن تغییرات ).

CTRL+Y: با استفاده از این کلید می‌توانید،Redo( بعد از Undo فعال می‌شود و بازگشت‌ها را بر می گرداند ).